W przypadku ubiegania się o informację z KRK przez Upoważnionych Przedstawicieli, jako podstawę prawną należy podać załącznik VIII pkt 5 Rozporządzenia Komisji (UE) nr 2019/1122 z dnia 12 marca 2019 r. uzupełniającego dyrektywę 2003/87/WE Parlamentu Europejskiego i Rady w odniesieniu do funkcjonowania rejestru Unii (Dz. Urz. UE L 177/3 z 2.7.2019 r.).
Natomiast w przypadku ubiegania się o informację z KRK przez osoby fizyczne składające wniosek lub przez reprezentantów (członków zarządu) osoby prawnej lub beneficjentów rzeczywistych, jako podstawę prawną należy podać załącznik IV pkt 8 Rozporządzenia Komisji (UE) nr 2019/1122 z dnia 12 marca 2019 r. uzupełniającego dyrektywę 2003/87/WE Parlamentu Europejskiego i Rady w odniesieniu do funkcjonowania rejestru Unii (Dz. Urz. UE L 177/3 z 2.7.2019 r.).
Informacje powinny pochodzić z rejestru karnego państwa, którego obywatelem jest osoba składająca dokument i nie powinny być starsze niż trzy miesiące licząc od daty złożenia wniosku.
Osoba, która posiada obywatelstwo państwa członkowskiego UE, inne niż obywatelstwo polskie, może złożyć wniosek i uzyskać informację w Polsce, w Krajowym Rejestrze Karnym. Do wydawanej informacji powinna zostać wówczas dołączona informacja z Rejestru Karnego państwa, którego obywatelem jest osoba, której wniosek dotyczy. W tym przypadku, wniosek z zapytaniem o udzielenie informacji musi zostać złożony samodzielnie przez daną osobę, a nie np. przez pracodawcę.
Informacja z rejestru karnego powinna zostać złożona w oryginale lub w postaci kopii potwierdzonej notarialnie, lub w postaci pliku w formie elektronicznej podpisanego certyfikatem cyfrowym, przesłanego na rejestr@kobize.pl.