Administratorem Rejestru Unii w zakresie objętym niniejszą instrukcją jest Krajowy Ośrodek Bilansowania i Zarządzania Emisjami (dalej KOBiZE).

1. Formularze wniosków

• Formularz wniosku o wpis danych do Rejestru Unii znajduje się pod adresem: https://formularze.kobize.pl.


• Przed przystąpieniem do wypełniania formularza wniosku o otwarcie lub aktualizację rachunku w Rejestrze Unii, osoby wyznaczone do roli Upoważnionych Przedstawicieli powinny posiadać:
  • URID - identyfikator użytkownika w systemie Rejestru Unii,
  • MUDI - identyfikator urządzenia przenośnego, na którym użytkownik zainstalował aplikację EU Login służącą do uwierzytelniania procesów realizowanych w Rejestrze Unii.


• URID oraz MUDI można uzyskać postępując zgodnie z Instrukcją obsługi systemu EU Login dostępną na stronie internetowej KOBiZE: https://rejestr.kobize.pl.


• W Rejestrze Unii istnieje możliwość otwarcia czterech typów rachunków:
  
  • Rachunek Instalacji, przeznaczony dla podmiotów prowadzących instalacje, które posiadają zezwolenia wydane na podstawie ustawy z dnia 12 czerwca 2015 r. o systemie handlu uprawnieniami do emisji¹;
  • Rachunek Operatora Statków Powietrznych, przeznaczony dla operatorów lotniczych objętych systemem handlu uprawnieniami do emisji;
  • Rachunek Operatora Statków Morskich, przeznaczony dla przedsiębiorstw żeglugowych objętych systemem handlu uprawnieniami do emisji;
  • Zarówno podmioty zobowiązane do uczestnictwa w systemie, jak również te, które dobrowolnie chcą brać w nim udział, mogą otworzyć Rachunek Obrotowy.


• Każdy Upoważniony Przedstawiciel przypisany do Rachunku pełni jedną z ról wymienionych w Tabeli 1.



Tabela 1. Role i prawa Upoważnionych Przedstawicieli

Lp.	Rola Upoważnionego Przedstawiciela	Oznaczenie Roli	Prawo do:
1	Osoba inicjująca	I	inicjowania procesów, np. transakcji, dodawania rachunku do TAL (Listy rachunków zaufanych)
2	Osoba zatwierdzająca	Z	zatwierdzania procesów, np. potwierdzanie transakcji, dodania rachunku do TAL
3	Osoba inicjująca i zatwierdzająca	I+Z	inicjowania procesów i zatwierdzania procesów zainicjowanych przez innego Upoważnionego Przedstawiciela
4	Do odczytu	O	odczytu informacji dotyczących Rachunku



• We wniosku można wskazać od dwóch do ośmiu Upoważnionych Przedstawicieli. W przypadku przypisania do Rachunku jedynie dwóch Upoważnionych Przedstawicieli możliwe są wyłącznie cztery kombinacje ról, przedstawione w Tabeli 2.



Tabela 2. Możliwe kombinacje ról, gdy do Rachunku przypisanych jest jedynie dwóch Upoważnionych Przedstawicieli

Lp.	Użytkownik 1	Użytkownik 2
1	I	Z
2	I+Z	Z
3	I	I+Z
4	I+Z	I+Z

• Po poprawnym wypełnieniu i zatwierdzeniu wniosku na stronie internetowej, zostanie on przesłany na wskazany adres e-mail osoby wypełniającej formularz. Podpisany przez osobę lub osoby uprawnione do reprezentacji podmiotu (zgodnie ze sposobem reprezentacji określonym dla danego podmiotu) wniosek wraz z załącznikami należy przesłać:
  • w wersji papierowej pocztą na adres:
    • Instytut Ochrony Środowiska – Państwowy Instytut Badawczy
    • KOBiZE
    • Z dopiskiem: „Rejestr Unii"
    • ul. Słowicza 32
    • 02-170 Warszawa
  • lub w wersji elektronicznej na adres rejestr@kobize.pl


• Administrator otwiera rachunek i aktualizuje dane rachunku w terminie 20 dni roboczych od dnia otrzymania prawidłowo wypełnionego wniosku wraz z kompletem załączników (z zastrzeżeniem art. 15a ust. 3 akapit 2 rozporządzenia Komisji (UE) nr 2019/11222).


• Jeżeli do roli Upoważnionego Przedstawiciela wyznaczany jest użytkownik, którego konto zostało wcześniej dezaktywowane, powinien on utworzyć nowe konto, aby uzyskać URID.

2. Wymagane dokumenty

2.1 Otwieranie rachunku

W celu otwarcia rachunku należy wypełnić formularz wniosku o wpis danych do Rejestru Unii, jako cel złożenia wniosku podając: Utworzenie rachunku w Rejestrze Unii oraz wskazując odpowiedni typ rachunku.

Razem z wnioskiem do KOBiZE należy dostarczyć odpowiednie dokumenty, zgodnie z poniższą tabelą.

Tabela 3. Wykaz wymaganych dokumentów

Lp.	Dokument	Typ rachunku
		Rachunek Instalacji	Rachunek Operatora Statków Powietrznych	Rachunek Operatora Statków Morskich	Rachunek Obrotowy
1	Kopia dokumentu potwierdzającego tożsamość wszystkich Upoważnionych Przedstawicieli przypisanych do rachunku: dowód osobisty wydany przez państwo należące do Europejskiego Obszaru Gospodarczego lub Organizacji Współpracy Gospodarczej i Rozwoju lub paszport.	✔	✔	✔	✔
2	Dokument urzędowy potwierdzający miejsce zamieszkania Upoważnionego Przedstawiciela przypisanego do rachunku, o ile nie jest ono wskazane w przedłożonym dokumencie tożsamości, jeden z poniższych: zaświadczenie o zameldowaniu, zaświadczenie z rejestru PESEL lub karta pobytu. Data wystawienia dokumentu nie powinna być starsza niż trzy miesiące licząc od daty jego złożenia.	✔	✔	✔	✔
3	Informacja o osobie z rejestru karnego (KRK) dla wszystkich Upoważnionych Przedstawicieli wyznaczonych do rachunku. Informacja powinna pochodzić z rejestru karnego państwa, którego obywatelem jest Upoważniony Przedstawiciel i nie powinna być starsza niż trzy miesiące licząc od daty jej złożenia. W przypadku składania zaświadczenia KRK wydanego w formie elektronicznej i podpisanego certyfikatem cyfrowym (e-KRK) należy przesłać stosowne pliki na adres rejestr@kobize.pl.	✔	✔	✔	✔
4	W przypadku, gdy wnioskodawcą jest OSOBA FIZYCZNA lub SPÓŁKA OSÓB FIZYCZNYCH PROWADZĄCYCH DZIAŁALNOŚĆ GOSPODARCZĄ: kopia dokumentu tożsamości wraz z potwierdzeniem miejsca zamieszkania (patrz pkt. 1 i 2).	✔	✔	✔	✔
5	Dokument wyraźnie określający strukturę grupy kapitałowej lub oświadczenie w tym zakresie (oświadczenie powinno zostać przesłane również wtedy, gdy podmiot nie wchodzi w skład grupy kapitałowej). Dokument powinien zostać podpisany przez osobę reprezentującą firmę.	✔	✔	✔	✔
6	Dowód wniesienia opłaty za otwarcie rachunku w wysokości 2 000 PLN (art. 13 ust. 1 ustawy1)	✔	✔		✔
7	W przypadku, gdy wnioskodawcą jest podmiot ZAGRANICZNY, należy dodatkowo przedłożyć: dowód rejestracji osoby prawnej, dokument potwierdzający aktualny sposób reprezentacji podmiotu, potwierdzenie rejestracji VAT (jeżeli dotyczy), informacje o posiadanym rachunku bankowym.		✔	✔
8	W przypadku, gdy wnioskodawcą jest WŁAŚCICIEL STATKÓW MORSKICH: oświadczenia oraz informacja o rodzaju przedsiębiorstwa żeglugowego, wykaz statków wraz z ich numerami IMO, będących w posiadaniu podmiotu. W przypadku zmiany, wykaz powinien zostać zaktualizowany w ciągu 20 dni roboczych i przekazany do krajowego administratora wraz ze wskazaniem nowego właściciela statku (gdy statek zostanie wykreślony z wykazu).			✔
9	W przypadku, gdy podmiot składający wniosek NIE JEST WŁAŚCICIELEM STATKU: oświadczenia oraz informacja o rodzaju przedsiębiorstwa żeglugowego, dokument potwierdzający przejęcie przez ten podmiot obowiązków wynikających z EU ETS.			✔
10	W przypadku, gdy wnioskodawcą jest OSOBA PRAWNA: dokument wydany przez właściwy urząd skarbowy, potwierdzający zarejestrowanie wnioskodawcy jako płatnika VAT (podatek od towarów i usług), informacja dotycząca rzeczywistego beneficjenta, którą należy podać na formularzu oświadczenia, informacja z rejestru karnego (KRK), dotycząca wszystkich jej reprezentantów - członków zarządu i beneficjenta rzeczywistego. Informacja powinna pochodzić z rejestru karnego państwa, którego obywatelem jest dana osoba i nie powinna być starsza niż trzy miesiące, licząc od daty jej złożenia.				✔
11	W przypadku, gdy wnioskodawcą jest OSOBA FIZYCZNA: Informacja o osobie z rejestru karnego (KRK), powinna pochodzić z rejestru karnego państwa, którego obywatelem jest dana osoba i nie powinna być starsza niż trzy miesiące, licząc od daty jej złożenia.				✔
12	Zaświadczenie wydane przez bank, mający siedzibę w Polsce lub innym państwie należącym do Europejskiego Obszaru Gospodarczego, potwierdzające posiadanie przez wnioskodawcę aktywnego rachunku bankowego. Data wystawienia dokumentu nie powinna być starsza niż trzy miesiące licząc od daty jego złożenia.				✔

2.2. Aktualizacja danych rachunku

• W celu aktualizacji danych rachunku należy wypełnić formularz wniosku o wpis danych do Rejestru Unii, jako cel złożenia wniosku podając: Aktualizacja danych w Rejestrze Unii oraz wskazując odpowiedni typ rachunku.


• Razem z wnioskiem do KOBiZE należy dostarczyć odpowiednie dokumenty, o ile nie zostały one dostarczone wcześniej lub treść uprzednio przesłanych dokumentów jest nieaktualna (np.: wyznaczono nowych upoważnionych przedstawicieli do rachunku):


• dla rachunku Instalacji - załączniki wymienione w Tabeli 3, w punktach 1 - 5;
• dla rachunku Operatora Statków Powietrznych - załączniki wymienione w Tabeli 3, w punktach 1 - 5 oraz 7;
• dla rachunku Operatora Statków Morskich - załączniki wymienione w Tabeli 3, w punktach 1 - 5 oraz 7 - 9;
• dla rachunku Obrotowego - załączniki wymienione w Tabeli 3, w punktach 1 - 5 oraz 10 - 12.


• Dodatkowo, w przypadku zmiany nazwy podmiotu prowadzącego instalację należy złożyć kopię zezwolenia potwierdzającego nową nazwę podmiotu.


• Jeżeli przesyłany dokument, w postaci zaświadczenia, oświadczenia lub informacji, nie posiada określonego przepisami prawa terminu ważności wówczas, Administrator po dokonaniu przeglądu, o którym mowa w art. 22 ust. 4 rozporządzenia Komisji (UE) nr 2019/1122², może zażądać ponownego przedłożenia aktualnego dokumentu.

3. Dokumenty wystawione w formie elektronicznej lub podpisane elektronicznie

• Istnieje możliwość złożenia dokumentów:
  • wystawionych w formie elektronicznej np.: zaświadczenia o zameldowaniu z rejestru PESEL, informacji z rejestru karnego (tzw. e-KRK),
  • podpisanych elektronicznie np.: wniosku o otwarcie lub aktualizację danych rachunku w Rejestrze Unii lub elektronicznie poświadczonej przez notariusza kopii dokumentu tożsamości.


• Zgodnie z par. 3 ust. 2 Regulaminu wnioski do Rejestru Unii mogą zostać podpisane elektronicznie: podpisem kwalifikowanym lub zaufanym. Podpisanie dokumentu za pomocą podpisu zaufanego można zrealizować poprzez stronę: https://moj.gov.pl/nforms/signer/upload?xFormsAppName=SIGNER.


• Zaświadczenie o miejscu zameldowania z rejestru PESEL każda osoba może uzyskać samodzielnie poprzez platformę www.obywatel.gov.pl, gdzie należy wybrać opcję pobrania zaświadczenia z rejestru PESEL i potwierdzić swoją tożsamość Profilem Zaufanym. Prosimy o pobieranie zaświadczeń jedynie w zakresie miejsca zameldowania, a nie z pełnym zakresem danych.


• W przypadku e-KRK uzyskanego przez e-platformę Ministerstwa Sprawiedliwości prosimy o przesyłanie wyłącznie pliku w formacie .xml (plik .pdf i jego wydruk nie stanowią formalnego dokumentu i nie należy ich przesyłać).


• Wszystkie dokumenty wystawione w formie elektronicznej lub z podpisem elektronicznym należy przesyłać na adres rejestr@kobize.pl. Prosimy ich NIE DRUKOWAĆ i nie wysyłać pocztą tradycyjną.

4. Kopie dokumentów

• Jeżeli z wnioskiem przesyłane są kopie dokumentów powinny one zostać potwierdzone za zgodność z oryginałem przez notariusza. Data potwierdzenia notarialnego nie może być wcześniejsza niż trzy miesiące przed dniem ich złożenia.


• W przypadku złożenia przez tego samego wnioskodawcę kilku wniosków o otwarcie rachunku lub aktualizację danych, nie należy przesyłać kilku kopii tych samych dokumentów. Podobnie nie jest wymagane przesyłanie kopii dokumentów, które wcześniej zostały przesłane w celu otwarcia lub aktualizacji innego rachunku, jeżeli na dzień złożenia nowego wniosku pozostają one nadal aktualne.


• W przypadku przedłożenia w siedzibie KOBiZE oryginałów - dowodu osobistego lub paszportu, administrator sporządzi protokół z ich okazania.

5. Legalizacja i tłumaczenie

5.1. Legalizacja

• Dokumenty i kopie dokumentów wydanych przez organy innych państw powinny zostać:
  • poddane legalizacji lub
  • opatrzone klauzulą (inaczej pieczęcią) apostille w przypadku, gdy państwo, z którego dokument pochodzi, jest stroną Konwencji znoszącej wymóg legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych, sporządzonej w Hadze dnia 5 października 1961 r.³
  
  Data legalizacji lub opatrzenia apostille nie może być wcześniejsza niż trzy miesiące przed dniem złożenia dokumentów.
  Legalizacja i opatrzenie apostille nie są wymagane w przypadku, gdy umowa dwustronna między Rzeczpospolitą Polską a państwem, z którego dokument pochodzi, albo umowa wielostronna, zniosły lub uprościły legalizację, lub zwolniły taki dokument z legalizacji.


• Dokumenty urzędowe wydane w państwach członkowskich Unii Europejskiej, objęte rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/1191 z dnia 6 lipca 2016 r.⁴ (dalej: rozporządzenie 2016/1191), tj.:
  • dokumenty urzędowe potwierdzające miejsce zamieszkania lub miejsce pobytu oraz
  • dokumenty urzędowe potwierdzające brak wpisu do rejestru karnego
  
  a także kopie tych dokumentów poświadczone za zgodność z oryginałem zgodnie z przepisami rozporządzenia 2016/1191⁵, zwolnione są z wymogu legalizacji, apostille i podobnych czynności.


• Wydane w państwach członkowskich Unii Europejskiej dokumenty potwierdzające tożsamość (dowód osobisty lub paszport) nie podlegają wymogom legalizacji, apostille czy podobnym.

5.2. Tłumaczenie

• Wszystkie dokumenty sporządzone w języku innym niż polski powinny zostać przetłumaczone na język polski przez tłumacza przysięgłego


• Tłumaczenie nie jest wymagane w przypadku paszportów lub wydanych w państwach członkowskich Unii Europejskiej dowodów osobistych sporządzonych w języku innym niż polski pod warunkiem, że zawierają dodatkowo opis pól w języku angielskim, a dane osoby zostały zapisane zmodyfikowanym alfabetem łacińskim.


• Przedstawienie tłumaczenia dokumentu urzędowego nie jest również wymagane w przypadku przedłożenia dokumentu urzędowego objętego rozporządzeniem 2016/1191 wraz z wielojęzycznym standardowym formularzem, o którym mowa w art. 7 tego rozporządzenia – jeżeli informacje zawarte w wielojęzycznym standardowym formularzu są wystarczające do nadania biegu sprawie w oparciu o ten dokument urzędowy.

6. Opłaty

Wszystkie opłaty związane z otwieraniem i utrzymaniem rachunku powinny być wnoszone na wyodrębniony rachunek bankowy Narodowego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej

BGK III/o Warszawa nr konta: 22 1130 1062 0000 0109 9520 0012, kod SWIFT : GOSK PL PW.

Wersja dokumentu: 1.5, Data publikacji: 2024-05-13