Administratorem Rejestru Unii w zakresie objętym niniejszą instrukcją jest Krajowy Ośrodek Bilansowania i Zarządzania Emisjami (dalej KOBiZE).

1. Formularze wniosków

• Formularz wniosku o wpis danych do Rejestru Unii znajduje się pod adresem: https://formularze.kobize.pl.


• Przed przystąpieniem do wypełniania formularza wniosku o otwarcie lub aktualizację rachunku w Rejestrze Unii, osoby wyznaczone do roli Upoważnionych Przedstawicieli powinny posiadać:
  • URID - identyfikator użytkownika w systemie Rejestru Unii,
  • MUDI - identyfikator urządzenia przenośnego, na którym użytkownik zainstalował aplikację EU Login służącą do uwierzytelniania procesów realizowanych w Rejestrze Unii.


• URID oraz MUDI można uzyskać postępując zgodnie z Instrukcją obsługi systemu EU Login dostępną na stronie internetowej KOBiZE: https://rejestr.kobize.pl.


• W Rejestrze Unii istnieje możliwość otwarcia trzech typów rachunków:
  
  • Rachunek Instalacji, przeznaczony dla podmiotów prowadzących instalacje, które posiadają zezwolenia wydane na podstawie ustawy z dnia 12 czerwca 2015 r. o systemie handlu uprawnieniami do emisji¹;
  • Rachunek Operatora Statków Powietrznych, przeznaczony dla operatorów lotniczych objętych systemem handlu uprawnieniami do emisji;
  • Zarówno podmioty zobowiązane do uczestnictwa w systemie, jak również te, które dobrowolnie chcą brać w nim udział, mogą otworzyć Rachunek Obrotowy.


• Z dniem 1 stycznia 2021 r., wszystkie Osobiste Rachunki Posiadania, otwarte zgodnie z art. 18 Rozporządzenia Komisji (UE) nr 389/2013², których oznaczenie rozpoczyna się kodem „EU”, stały się Rachunkami Obrotowymi.


• Każdy Upoważniony Przedstawiciel przypisany do Rachunku pełni jedną z ról wymienionych w Tabeli 1.



Tabela 1. Role i prawa Upoważnionych Przedstawicieli

Lp.	Rola Upoważnionego Przedstawiciela	Oznaczenie Roli	Prawo do:
1	Osoba inicjująca	I	inicjowania procesów, np. transakcji, dodawania rachunku do TAL (Listy rachunków zaufanych)
2	Osoba zatwierdzająca	Z	zatwierdzania procesów, np. potwierdzanie transakcji, dodania rachunku do TAL
3	Osoba inicjująca i zatwierdzająca	I+Z	inicjowania procesów i zatwierdzania procesów zainicjowanych przez innego Upoważnionego Przedstawiciela
4	Do odczytu	O	odczytu informacji dotyczących Rachunku



• We wniosku można wskazać od dwóch do czternastu Upoważnionych Przedstawicieli. W przypadku przypisania do Rachunku jedynie dwóch Upoważnionych Przedstawicieli możliwe są wyłącznie cztery kombinacje ról, przedstawione w Tabeli 2.



Tabela 2. Możliwe kombinacje ról, gdy do Rachunku przypisanych jest jedynie dwóch Upoważnionych Przedstawicieli

Lp.	Użytkownik 1	Użytkownik 2
1	I	Z
2	I+Z	Z
3	I	I+Z
4	I+Z	I+Z

• Po poprawnym wypełnieniu i zatwierdzeniu wniosku na stronie internetowej, zostanie on przesłany na wskazany adres e-mail osoby wypełniającej formularz. Podpisany przez osobę lub osoby uprawnione do reprezentacji podmiotu (zgodnie ze sposobem reprezentacji określonym dla danego podmiotu) wniosek wraz z załącznikami należy przesłać:
  • w wersji papierowej pocztą na adres:
    • Instytut Ochrony Środowiska – Państwowy Instytut Badawczy
    • KOBiZE
    • Z dopiskiem: „Rejestr Unii"
    • ul. Słowicza 32
    • 02-170 Warszawa
  • lub w wersji elektronicznej na adres rejestr@kobize.pl


• Administrator otwiera rachunek i aktualizuje dane rachunku w terminie 20 dni roboczych od dnia otrzymania prawidłowo wypełnionego wniosku wraz z kompletem załączników.


• Jeżeli do roli Upoważnionego Przedstawiciela wyznaczany jest użytkownik, którego konto zostało wcześniej dezaktywowane, powinien on utworzyć nowe konto, aby uzyskać URID.

2. Wymagane dokumenty

2.1 Otwieranie rachunku

W celu otwarcia rachunku należy wypełnić formularz wniosku o wpis danych do Rejestru Unii, jako cel złożenia wniosku podając: Utworzenie rachunku w Rejestrze Unii oraz wskazując odpowiedni typ rachunku.

Razem z wnioskiem do KOBiZE należy dostarczyć odpowiednie dokumenty, zgodnie z poniższą tabelą.

Tabela 3. Wykaz wymaganych dokumentów

Lp.	Dokument	Typ rachunku
		Rachunek Instalacji	Rachunek Operatora Statków Powietrznych	Rachunek Obrotowy
1	Kopia dokumentu potwierdzającego tożsamość (dowód osobisty wydany przez państwo należące do Europejskiego Obszaru Gospodarczego lub Organizacji Współpracy Gospodarczej i Rozwoju lub paszport) dla wszystkich Upoważnionych Przedstawicieli przypisanych do rachunku	V	V	V
2	Dokument urzędowy potwierdzający miejsce zamieszkania Upoważnionego Przedstawiciela przypisanego do rachunku, o ile nie jest ono wskazane w przedłożonym dokumencie tożsamości. Dopuszcza się przedłożenie zaświadczenia o zameldowaniu, zaświadczenia z rejestru PESEL lub karty pobytu. Data wystawienia dokumentu nie powinna być starsza niż trzy miesiące licząc od daty jego złożenia.	V	V	V
3	Informacja o osobie z rejestru karnego (KRK) dla wszystkich upoważnionych przedstawicieli wyznaczonych do rachunku. Informacja powinna pochodzić z rejestru karnego państwa, którego obywatelem jest upoważniony przedstawiciel i nie powinna być starsza niż trzy miesiące licząc od daty jej złożenia. W przypadku składania zaświadczenia z Krajowego Rejestru Karnego wydanego w formie elektronicznej i podpisanego certyfikatem cyfrowym (e-KRK) należy przesłać stosowne pliki na adres rejestr@kobize.pl.	V	V	V
4	Kopia dokumentu tożsamości wraz z potwierdzeniem miejsca zamieszkania (patrz pkt. 2 i 3), w przypadku, gdy wnioskodawcą jest osoba fizyczna lub spółka osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą	V	V	V
5	Dowód wniesienia opłaty za otwarcie rachunku w wysokości 2 000 PLN (art. 13 ust. 1 ustawy1)	V	V	V
6	Dokument wyraźnie określający strukturę grupy lub oświadczenie w tym zakresie (oświadczenie powinno zostać przesłane również wtedy, gdy podmiot nie wchodzi w skład grupy kapitałowej). Dokument powinien zostać podpisany przez osobę reprezentującą firmę.	V	V	V
7	W przypadku osoby prawnej, dokument wydany przez właściwy urząd skarbowy, potwierdzający zarejestrowanie wnioskodawcy jako płatnika VAT.			V
8	Zaświadczenie wydane przez bank, mający siedzibę w Polsce lub innym państwie należącym do Europejskiego Obszaru Gospodarczego, potwierdzające posiadanie przez wnioskodawcę aktywnego rachunku bankowego			V
9	W przypadku osoby prawnej – Informacja dotycząca rzeczywistego beneficjenta, którą należy podać na formularzu oświadczenia			V
10	W przypadku osoby fizycznej - Informacja o osobie z rejestru karnego (KRK) powinna pochodzić z rejestru karnego państwa, którego obywatelem jest dana osoba i nie powinna być starsza niż trzy miesiące, licząc od daty jej złożenia.			V
11	W przypadku osoby prawnej – Informacja z rejestru karnego (KRK) dotycząca wszystkich jej reprezentantów (członków zarządu) i beneficjenta rzeczywistego. Informacja powinna pochodzić z rejestru karnego państwa, którego obywatelem jest dana osoba i nie powinna być starsza niż trzy miesiące, licząc od daty jej złożenia.			V

2.2. Aktualizacja danych rachunku

• W celu aktualizacji danych rachunku należy wypełnić formularz wniosku o wpis danych do Rejestru Unii, jako cel złożenia wniosku podając: Aktualizacja danych w Rejestrze Unii oraz wskazując odpowiedni typ rachunku.


• Razem z wnioskiem do KOBiZE należy dostarczyć odpowiednie dokumenty, o ile nie zostały one dostarczone wcześniej lub treść uprzednio przesłanych dokumentów jest nieaktualna (np.: wyznaczono nowych upoważnionych przedstawicieli do rachunku):


• dla rachunków Instalacji i Operatora Statków Powietrznych - załączniki wymienione w Tabeli 3, w punktach 1 - 4 i 6;


• dla rachunku Obrotowego - załączniki wymienione w Tabeli 3, w punktach 1 - 4 oraz 7 – 11.


• Dodatkowo, w przypadku zmiany nazwy podmiotu prowadzącego instalację należy złożyć kopię zezwolenia potwierdzającego nową nazwę podmiotu.


• Jeżeli przesyłany dokument, w postaci zaświadczenia, oświadczenia lub informacji, nie posiada określonego przepisami prawa terminu ważności wówczas, Administrator po dokonaniu przeglądu, o którym mowa w art. 22 ust. 4 rozporządzenia Komisji (UE) nr 2019/1122³, może zażądać ponownego przedłożenia aktualnego dokumentu.

3. Dokumenty wystawione w formie elektronicznej lub podpisane elektronicznie

• Istnieje możliwość złożenia dokumentów:
  • wystawionych w formie elektronicznej np.: zaświadczenia o zameldowaniu z rejestru PESEL, informacji z rejestru karnego (tzw. e-KRK) lub
  • podpisanych elektronicznie np.: wniosku o otwarcie lub aktualizację danych rachunku w Rejestrze Unii lub elektronicznie poświadczonej przez notariusza kopii dokumentu tożsamości.


• Zgodnie z par. 3 ust. 2 Regulaminu wnioski do Rejestru Unii mogą zostać podpisane elektronicznie: podpisem kwalifikowanym lub zaufanym. Podpisanie dokumentu za pomocą podpisu zaufanego można zrealizować poprzez stronę: https://moj.gov.pl/nforms/signer/upload?xFormsAppName=SIGNER.


• Zaświadczenie o miejscu zameldowania z rejestru PESEL każda osoba może uzyskać samodzielnie poprzez platformę www.obywatel.gov.pl, gdzie należy wybrać opcję pobrania zaświadczenia z rejestru PESEL i potwierdzić swoją tożsamość Profilem Zaufanym. Prosimy o pobieranie zaświadczeń jedynie w zakresie miejsca zameldowania, a nie z pełnym zakresem danych.


• W przypadku e-KRK uzyskanego przez e-platformę Ministerstwa Sprawiedliwości prosimy o przesyłanie wyłącznie pliku w formacie .xml (plik .pdf i jego wydruk nie stanowią formalnego dokumentu i nie należy ich przesyłać).


• Wszystkie dokumenty wystawione w formie elektronicznej lub z podpisem elektronicznym należy przesyłać na adres rejestr@kobize.pl. Prosimy ich NIE DRUKOWAĆ i nie wysyłać pocztą tradycyjną.

4. Kopie dokumentów

• Jeżeli z wnioskiem przesyłane są kopie dokumentów powinny one zostać potwierdzone za zgodność z oryginałem przez notariusza. Data potwierdzenia notarialnego nie może być wcześniejsza niż trzy miesiące przed dniem ich złożenia.


• W przypadku złożenia przez tego samego wnioskodawcę kilku wniosków o otwarcie rachunku lub aktualizację danych, nie należy przesyłać kilku kopii tych samych dokumentów. Podobnie nie jest wymagane przesyłanie kopii dokumentów, które wcześniej zostały przesłane w celu otwarcia lub aktualizacji innego rachunku, jeżeli na dzień złożenia nowego wniosku pozostają one nadal aktualne.


• W przypadku przedłożenia w siedzibie KOBiZE oryginałów - dowodu osobistego lub paszportu, administrator sporządzi protokół z ich okazania.

5. Legalizacja i tłumaczenie

5.1. Legalizacja

• Dokumenty i kopie dokumentów wydanych przez organy innych państw powinny zostać:
  • poddane legalizacji lub
  • opatrzone klauzulą (inaczej pieczęcią) apostille w przypadku, gdy państwo, z którego dokument pochodzi, jest stroną Konwencji znoszącej wymóg legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych, sporządzonej w Hadze dnia 5 października 1961 r.⁴
  
  Data legalizacji lub opatrzenia apostille nie może być wcześniejsza niż trzy miesiące przed dniem złożenia dokumentów.
  Legalizacja i opatrzenie apostille nie są wymagane w przypadku, gdy umowa dwustronna między Rzeczpospolitą Polską a państwem, z którego dokument pochodzi, albo umowa wielostronna, zniosły lub uprościły legalizację, lub zwolniły taki dokument z legalizacji.


• Dokumenty urzędowe wydane w państwach członkowskich Unii Europejskiej, objęte rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/1191 z dnia 6 lipca 2016 r.⁵ (dalej: rozporządzenie 2016/1191), tj.:
  • dokumenty urzędowe potwierdzające miejsce zamieszkania lub miejsce pobytu oraz
  • dokumenty urzędowe potwierdzające brak wpisu do rejestru karnego
  
  a także kopie tych dokumentów poświadczone za zgodność z oryginałem zgodnie z przepisami rozporządzenia 2016/1191⁶, zwolnione są z wymogu legalizacji, apostille i podobnych czynności.


• Wydane w państwach członkowskich Unii Europejskiej dokumenty potwierdzające tożsamość (dowód osobisty lub paszport) nie podlegają wymogom legalizacji, apostille czy podobnym.

5.2. Tłumaczenie

• Wszystkie dokumenty sporządzone w języku innym niż polski powinny zostać przetłumaczone na język polski przez tłumacza przysięgłego


• Tłumaczenie nie jest wymagane w przypadku paszportów lub wydanych w państwach członkowskich Unii Europejskiej dowodów osobistych sporządzonych w języku innym niż polski pod warunkiem, że zawierają dodatkowo opis pól w języku angielskim, a dane osoby zostały zapisane zmodyfikowanym alfabetem łacińskim.


• Przedstawienie tłumaczenia dokumentu urzędowego nie jest również wymagane w przypadku przedłożenia dokumentu urzędowego objętego rozporządzeniem 2016/1191 wraz z wielojęzycznym standardowym formularzem, o którym mowa w art. 7 tego rozporządzenia – jeżeli informacje zawarte w wielojęzycznym standardowym formularzu są wystarczające do nadania biegu sprawie w oparciu o ten dokument urzędowy.

6. Opłaty

Wszystkie opłaty związane z otwieraniem i utrzymaniem rachunku powinny być wnoszone na wyodrębniony rachunek bankowy Narodowego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej

BGK III/o Warszawa nr konta: 22 1130 1062 0000 0109 9520 0012, kod SWIFT : GOSK PL PW.

Wersja dokumentu: 1.4, Data publikacji: 13.09.2023 r.